Gestion des créances clients : centralisation, suivi et relances avec Excel & Power BI
Optimisez votre trésorerie et réduisez les impayés grâce à une méthode simple : données centralisées, suivi des factures, enregistrement des règlements et relances organisées.
Introduction
La gestion des créances clients est un levier stratégique pour la trésorerie et la stabilité financière. En structurant vos données et vos processus (factures, échéances, paiements, relances), vous accélérez l’encaissement et réduisez les risques d’impayés. Avec Excel pour la centralisation et Power BI pour l’analyse visuelle, il devient simple d’automatiser le suivi, de prioriser les actions et d’améliorer le recouvrement.
Pour approfondir l’exploitation des données financières, consultez aussi : l’analyse des données financières et comptables avec Power BI .
L’importance de la gestion des créances clients
Une politique de recouvrement structurée sert trois objectifs majeurs :
- Amélioration de la trésorerie : encaissements plus rapides, moins de tensions de liquidités.
- Réduction des risques financiers : anticipation des retards, limitation des impayés.
- Renforcement de la relation client : processus transparents et communication claire lors des relances.
Suivi des clients : centralisation des données
Première étape : rassembler toutes les informations clients au même endroit (Excel ou base dédiée). Minimisez les doublons et facilitez les relances.
- Nom du client (fiche complète)
- Téléphone & email (canaux de relance)
- Adresse (courriers/rappels officiels)
Suivi des créances : factures & échéances
Dans Excel, tenez une vue consolidée des factures : numéro, montant facturé/encaissé, solde dû, date d’échéance et statut (à venir, en retard, payé). Cette base sert de source de vérité pour vos priorités de recouvrement.
Pour la vision commerciale globale, voyez aussi l’analyse globale et détaillée des performances commerciales .
Suivi des paiements : enregistrement des règlements
Enregistrez chaque paiement avec son montant encaissé, le mode de paiement (virement, chèque, espèces, etc.) et la référence. Vous suivez ainsi l’évolution de la créance et sécurisez l’imputation au bon client/dossier.
Avec Power BI, visualisez les encaissements par mois et l’impact des actions de relance. Découvrez aussi notre modèle Excel automatisé pour gérer devis, commandes, livraisons et factures .
Relances clients : gestion des retards de paiement
Mettez en place un plan de relances gradué (email → téléphone → courrier) et suivez :
- Retard : nombre de jours dépassés par créance.
- Actions prévues : quand et comment relancer.
- Historique : trace des contacts et réponses du client.
Avec Power BI, pilotez vos retards et adaptez vos priorités pour éviter l’accumulation d’impayés.
Tableau de bord Power BI : indicateurs clés
- Total des créances : vue d’ensemble des montants dus.
- Retards de paiement : créances échues à prioriser.
- Taux de recouvrement : efficacité des actions.
- DSO (délai moyen de recouvrement) : vitesse d’encaissement.
Suivez vos indicateurs en temps réel et alignez vos équipes sur des objectifs communs. Approfondissez avec : l’analyse commerciale globale et le modèle Excel automatisé.
Conclusion
Structurer la gestion des créances clients avec Excel (enregistrement & suivi) et Power BI (visualisation & pilotage) permet d’accélérer les encaissements, d’anticiper les retards et d’assainir durablement la trésorerie. Quelques règles simples, une base fiable et des tableaux de bord clairs changent la donne.
FAQ
Faut-il obligatoirement Power BI ?
Non. Excel suffit pour démarrer (base clients, factures, paiements). Power BI améliore la visualisation et l’automatisation.
Quels champs sont essentiels dans le suivi des créances ?
N° facture, montant facturé/encaissé, solde dû, date d’échéance, statut, retard en jours, historiques de relances.
Comment réduire mon DSO rapidement ?
Conditions d’échéance claires, relances automatisées, acomptes, et priorisation des retards avec un tableau de bord jour J.